Eine Verbesserung beginnt häufig mit einer Beobachtung. Bevor Sie Maßnahmen auswählen, sollten die Beteiligten jedoch dasselbe Problem vor Augen haben. Ein klar beschriebener Ablauf und eine prüfbare Abweichung helfen dabei.
Kurz erklärt
Beschreiben Sie zunächst, was tatsächlich passiert: den betroffenen Ablauf, die beobachtete Abweichung und ihre Folgen. Vermutete Ursachen und Lösungsideen halten Sie getrennt fest.
Eine Beobachtung ist noch keine Ursache.
„Unsere Freigaben dauern zu lange.“ Solche Sätze kennen viele Teams. Meist folgen sofort Vorschläge: eine neue Software, ein zusätzliches Meeting oder eine weitere Zuständigkeit. Was dabei oft fehlt, ist eine gemeinsame Beschreibung des Problems. Welche Freigaben sind betroffen? An welcher Stelle entsteht Wartezeit? Und woran erkennen wir, dass der Ablauf besser geworden ist?
Beschreiben Sie, was tatsächlich passiert.
Eine brauchbare Problembeschreibung benennt den betroffenen Ablauf, die beobachtete Abweichung und ihre Folgen. Vermutete Ursachen halten Sie zunächst getrennt fest. So verhindern Sie, dass eine frühe Annahme die weitere Untersuchung bestimmt. Wenn Ihnen belastbare Zahlen fehlen, ist das kein Grund, welche zu schätzen: Planen Sie eine überschaubare Erhebung.
Ein Beispiel aus dem Büroalltag.
Ein fiktives Team möchte seine Rechnungsfreigabe beschleunigen. Statt sofort eine zusätzliche Freigaberunde einzuführen, zeichnet es den Ablauf auf und erfasst Eingang, Übergaben und Abschluss. Dabei kann sichtbar werden, ob Vorgänge auf fehlende Angaben warten, in einer Warteschlange liegen oder mehrfach zurückgegeben werden. Erst diese Unterscheidung hilft bei der Auswahl einer passenden Maßnahme.
Mit einer klaren Frage beginnen.
Wählen Sie einen wiederkehrenden Ablauf aus Ihrem Arbeitsbereich. Beschreiben Sie die Abweichung in zwei Sätzen und notieren Sie, welche Information Ihnen für die weitere Untersuchung fehlt. Damit haben Sie einen konkreten Ausgangspunkt für die Define-Phase von DMAIC. Im nächsten Schritt prüfen Sie anhand von Daten, ob das gemeinsame Bild des Problems trägt.
Welches Problem möchten Sie verbessern – und welche Beobachtung stützt Ihre Beschreibung?
White Belt
Lernen Sie die Grundlagen von Lean Six Sigma kennen. Sie entwickeln ein erstes Verständnis für Prozesse, Kundennutzen und typische Verbesserungspotenziale.